Organiser un évènement d'entreprise en extérieur

La vie en entreprise n’est pas seulement synonyme de projets ou de réunions. Chaque année, nombreuses sont les occasions d’organiser une fête d’entreprise. Séminaire, anniversaire d’entreprise ou team building, l’objectif est avant tout d’offrir un moment convivial, de créer une cohésion d’équipe entre tous les collaborateurs, de renforcer les liens entre salariés et employeurs. Une jolie manière d’exprimer les remerciements pour l’implication et le travail de chacun.

Beaucoup d’entreprises font appel à des agences professionnelles, pourtant il n’est pas toujours nécessaire de prévoir un gros budget ni de réserver un lieu coûteux. Il s’agit plus de proposer un évènement unique. Avec la pandémie, les régles de distanciation sociale, les mesures et les précautions doivent être respectées, les évènements d’entreprise en plein air sont donc à privilégier. Avez-vous vraiment besoin d’un prestataire évènementiel ? Quelles sont les points à prendre en compte ? Quelles activités proposer ? Quel matériel est le mieux adapté en extérieur ?

Sommaire

1. Les avantages d’une organsation interne vs une agence événementielle
2. La tonnelle professionnelle, l’atout pour un fête d’entreprise en extérieur
3. Les 4 étapes-clés d’une organisation réussie
4. Place à la fête et à des idées originales

Par manque de temps ou parce que la tâche semble parfois compliquée, les entreprises préfèrent déléguer l’organisation à des agences spécialisées. En prenant ce projet en charge, vous serez plus flexibles et surtout, vous aurez une totale maitrise du budget.

La première étape consiste en général à préparer un cahier des charges afin de transmettre tous les éléments à l’agence. Vous venez de réaliser le plus gros du travail et cela constitute le point de départ. Pour ne pas créer une charge de travail supplémentaire, impliquez vos équipes et proposez leur de mettre en place l’évènement de l’année à l’image d’un team building. Confiez à chaque équipe une mission : la décoration du lieu, la mise en place du matériel, etc. Autre atout considérable, vous pouvez réajuster à tout moment votre évènement.

En organisant l’évènement, vous gérez le budget et les dépenses. Il est facile d’obtenir un joli lieu de fête tout en faisant des économies. Pensez au matériel à disposition dans l’entreprise : cadres, coussins, chaises (celles de la cantine, par exemple, plantes, etc. En fonction du thème, il suffira de parfaire la décoration avec des accessoires. Pour cela, privilégiez des objets réutilisables chaque année pour d’autres soirées ou séminaires.

Il est primordial de privilégier un lieu en extérieur. Le choix dépendra du nombre de participants afin de prévoir suffisamment de place. Si vous ne disposez pas d’espace attenant à votre entreprise, pensez au parc ou jardin public à proximité par exemple. Rien ne vous empêche d’opter pour un lieu plus insolite, comme au bord d’un lac ou dans une ferme. Avec une tente pliante et une décoration adaptées, vous ferez de n’importe quel emplacement un véritable lieu de célébration.

Aujourd’hui, il est de plus en plus difficile de se fier à la météo même en plein été. Une tonnelle sera un abri parfait pour protéger les employés du soleil et de la pluie. Disponible dans diverses gammes (tente de réception, tonnelle pliante), vous trouverez le modèle qui convient le mieux. Si votre évènement se déroule en journée, chacun est libre de se déplacer et de profiter du beau temps. En soirée, la tonnelle offrira un espace couvert et protégé du vent grâce aux parois latérales amovibles. La plupart des tonnelles en sont dotées permettant de choisir entre un espace ouvert ou fermé à l’abri des regards.

Si vous décidez d’organiser un buffet ou un barbecue pour vos équipes, une tente de réception en PVC ignifuge sera l’atout sécurité de votre évènement en extérieur.  En particulier s’il est possible de fumer et de manger dans la tente, vous devez vous assurer de la sécurité du lieu, notamment avec une tente de réception certifiée anti-incendie. Une autre mesure serait de renforcer la stabilité de la tente avec un kit de protection anti-tempête. Préférez les modèles en acier plus résistants et utilisables tout au long de l’année, quelle que soit la météo.

La décoration de votre lieu évènementiel est l’étape la plus amusante. Pour ce qui est de l’abri, les tentes pliantes existent dans de nombreux coloris. Vous pouvez ainsi choisir le modèle selon la ou les couleurs du logo d’entreprise. Ensuite, il ne reste plus qu’à décorer l’intérieur comme l’extérieur en fonction du thème. Faites participer vos employés à un team building avec pour mission la déco. Cette activité fera appel à la créativité de chacun et sera l’occasion de renforcer la cohésion d’équipe.

S’il est bien une saison propice aux évènements en extérieur, l’été est aussi le thème le plus apprécié. Si vous n’êtes pas à proximité d’un lac ou d’une plage, installez un club de plage. Voici quelques astuces simples à mettre en place :

• une tente de réception ou une tente pliante, à définir en fonction du nombre de participants
• du sable sous la tonnelle 
• une décoration estivale (chaises de plage, hamacs, serviettes de plage, guirlandes, etc.)des tongs, des lunettes de soleil et de la crème solaire à l’effigie de l’entreprise
• de petites piscines gonflables, des coins détentes avec poufs colorés et stands de glaces
• un bar à cocktails, à servir dans des fruits exotiques avec des pailles en bambou
• une piste de danse pour bouger sur les tubes de l’été

Faire le bilan de l’année, lancer un nouveau projet, signer un gros contrat, sont autant d’occasions à célébrer. En général, ces moments consistent à présenter les succès de l’entreprise ainsi qu’à féliciter les équipes et leurs performances. L’idée est d’organiser une soirée entreprise à la fois professionnel et évènementiel. Après le séminaire vient la détente, où les entrepreneurs et les collaborateurs se mélangent et échangent. Là encore, une tonnelle professionnelle sera idéale pour l’organisation de cette soirée entreprise. Ce qu’il vous faut :

• une tente pliante blanche pour son design
• des chaises en fonction du nombre de participants
• des parois amovibles permettant de fermer la tonnelle pour une meilleure projection 
• un petit podium
• un poste avec le matériel de projection, le microphone et les enceintes
• des cadeaux à remettre aux collaborateurs (bons d’achats, panier dégustation, etc.)

Qui n’aime pas les anniversaires ? Pour une entreprise, cette date est un évènement à célébrer et à partager avec l’ensemble des collaborateurs. Dans la sphère privée comme professionnelle, les essentiels d’un anniversaire sont les animations, les mets et le gâteau. En journée ou en soirée, voici quelques idées :

• une animation casino (tables de jeux) ou plusieurs stands dans un esprit fête forraine
• un buffet en libre-service pour les goûts de tous (végétalien, végétarien et autres)
• des tables et chaises disposées sous des tentes pliantes pour manger à l’abri
• un photo call pour offrir aux employés un joli souvenir
• une animation musicale (musiciens, DJ)